GDPR & VISSELBLÅSAR
FUNKTION
Responda Group behandlar personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen.
Vill du rapportera ett ärende av visselblåsarkaraktär klicka här
Du är trygg och säker hos oss
Vi hanterar personuppgifter på två sätt:
För våra
kunders räkning
Vi behandlar personuppgifter för våra kunders räkning. För dessa uppgifter är vi personuppgiftsbiträden. Det är uppgifter som vi behöver för att kunna utföra våra svarstjänster, främst uppgifter om kundernas personal. Dessa uppgifter hanterar vi enligt avtal och instruktioner från kunderna.
Vi kan komma att spela in ditt samtal med telefonist/agent för kvalitetssäkring. Efter 72 timmar raderas inspelningen automatiskt.
För vår
egen verksamhet
Vi erbjuder olika telefonilösningar som gör att finns en valfrihet att välja vilken typ lösning som passar bäst för din verksamhet. Om det finns behov att göra anpassningar som ska passa era behov så hjälper vi gärna till, t.ex. att återanvända befintliga IP-telefoner.
Om du har frågor eller om du motsätter dig hur vi behandlar dina personuppgifter eller vill rapportera missförhållanden är du välkommen att kontakta oss på dataskydd@respondagroup.se. Vill du rapportera om missförhållanden som en visselblåsare använd kontaktformuläret nedan.
- Använder informationen endast för det ändamål vi har angett (ändamålsbegränsning).
- Tillser att behandling av personuppgifter är spårbar och att vi eller våra personuppgiftsbiträden ansvarar för behandlingen (ansvarsskyldighet).
- Samlar inte in och lagrar inte information som inte är nödvändig för det ändamål som angetts (uppgiftsminimering).
- Kommunicerar tydligt hur personuppgifter samlas in, lagras och används och ser till att berörda personers rättigheter tillgodoses (öppenhet).
- Tillser att personuppgifter inte till följd av vårdslöshet eller uppsåt raderas eller förändras (integritet).
- Tillser att personuppgifter hanteras konfidentiellt (konfidentialitet).
Vi vill att alla ska vara trygga med att informera oss om man bevittnar ett potentiellt eller faktiskt korrupt beteende. Vill du göra oss uppmärksamma på något så fyll i kontaktformuläret på denna sida.
Vår AI-Receptionist
När du kontaktar Responda Group kan du möta vår digitala växelassistent. Här beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter i samband med dessa samtal.
1. Vem ansvarar för behandlingen?
Responda Group AB är personuppgiftsansvarig för all behandling av personuppgifter som sker när du använder vår AI receptionist.
2. Vilka uppgifter behandlas?
När du talar med vår AI receptionist kan följande uppgifter komma att behandlas:
- Information du själv lämnar i samtalet (t.ex. namn, företag, ärende, telefonnummer, kontaktuppgifter)
- Vilken person eller funktion du söker
- Eventuella meddelanden du ber vill förmedla
Vi behandlar inte känsliga personuppgifter och vi använder inte röstdata för profilering eller biometrisk analys.
3. Varför behandlas uppgifterna? (Ändamål och rättslig grund)
Vi behandlar dina uppgifter för att:
- koppla ditt samtal till rätt person eller funktion
- förmedla meddelanden
- hjälpa dig med allmän information om Responda Group
- säkerställa en fungerande och effektiv växelfunktion
Behandlingen sker på grund av berättigat intresse (GDPR art. 6.1 f), eftersom du själv initierar kontakten och uppgifterna är nödvändiga för att hantera ditt ärende.
4. Hur behandlas och lagras informationen?
- Uppgifter lagras endast i den utsträckning som krävs för att utföra ditt ärende, exempelvis meddelanden som skickas vidare internt.
- Röstdata och samtal används inte för andra syften än att hantera växelfunktionen.
- Vi spelar inte in samtalen om inte kunden uttryckligen informeras om det.
- All åtkomst är behörighetsstyrd och följer våra interna säkerhetsrutiner.
5. Delning av uppgifter
Dina uppgifter delas endast med:
- relevanta medarbetare inom Responda Group som behöver informationen för att hantera ditt ärende
- eventuella systemleverantörer som tillhandahåller tekniken bakom vår växelassistent, enligt personuppgiftsbiträdesavtal
Vi säljer aldrig personuppgifter vidare.
6. Dina rättigheter
Du har rätt att:
- få information om vilka personuppgifter som behandlas
- begära rättelse av felaktiga uppgifter
- begära radering av uppgifter i vissa fall
- invända mot behandling som sker med berättigat intresse
- få tillgång till våra integritetsrutiner
Kontakt för frågor om dataskydd: dataskydd@respondagroup.com
Förteckning över underbiträden
Underbiträden som har godkänts av Personuppgiftsansvarig anges i listan. Listan uppdateras från tid till annan:
Väddö Media Information IS AB
org.nr: 556518-5682, Hantverksvägen 15, 764 93 VÄDDÖ
Kontaktperson: Einar Sköthagen
Personuppgiftsbehandlingens geografiska position (land): Sverige
Beskrivning av personuppgiftsbehandlingen:
Tillämplig överföringsmekanism (om utanför EU/EES): N/A
Beskrivning av personuppgiftsbehandlingen:
Tjänster som omfattas:
- IT-support
- Utveckling och felsökning
- Drift av servrar
- Inkluderat i driften är övervakning samt backup. VMI äger infrastruktur i den virtuella redundanta miljön.
- Källkoden är Responda Groups egendom.
LINK Mobility AB
org. nr: 556532-5401, Götgatan 78, 118 30 Stockholm
Kontaktperson:
Personuppgiftsbehandlingens geografiska position (land): Sverige
Tillämplig överföringsmekanism (om utanför EU/EES): N/A
Beskrivning av personuppgiftsbehandlingen: Behandling av Personuppgifter relaterade till den personuppgiftsansvariges slutanvändare, kunder eller anställda beroende på den personuppgiftsansvariges användning av tjänsten. Behandlingen avser följande kategorier av personuppgifter, med förbehåll för den personuppgiftsansvariges konkreta användning av tjänsterna:
Grundläggande personuppgifter, så som namn, kontaktuppgifter så som telefonnummer etc.
Särskilda kategorier av personuppgifter om uppdragsgivaren kräver detta, så som uppgifter som avslöjar ras, etniskt ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelser, fackföreningsmedlemskap eller hälsodata.
Platsdata såsom GPS, Wi-Fi-platsdata och platsdata som härrör från LINKs nätverk (det är inte trafikdata enligt definitionen nedan),
Trafikdata: Personuppgifter som behandlas i samband med överföring av kommunikation på 0ett elektroniskt kommunikationsnätverk eller fakturering av detta.
Data relaterade till innehåll i kommunikation, så som e-post, röstmeddelanden, SMS/MMS, webbläsardata etc.
Kontakt för visselblåsare
Responda Group har nolltolerans mot oegentligheter, brott och missförhållanden i verksamheten. Om du misstänker, iakttar eller får information om att något allvarligt pågår vid bolag inom Responda Group – gör en anmälan.